Horas procurando
Nota, canhoto ou comprovante espalhados em pastas de rede, e-mail e papel.
Produto da Oito · para prefeituras e empresas
Seus documentos chegam, se leem e se organizam sozinhos.
O DocGestor lê notas fiscais, canhotos, contratos e comprovantes com OCR em português, ligados ao cliente ou ao fornecedor pelo CNPJ, e guarda cada um no lugar certo. Ninguém digita, ninguém procura.
- Sem trocar a rotina: o scanner continua salvando na mesma pasta
- No servidor da empresa ou na nuvem da Oito
- Já rodando todo dia em um grupo de logística
canhoto boa vista novembro
CanhotoNF 48213 · Mercadinho Boa Vista LtdaConferido
CanhotoNF 48190 · Mercadinho Boa Vista LtdaConferido
NF-eNF 48213 · Mercadinho Boa Vista LtdaLido do XML
Tela ilustrativa, com dados fictícios.
Veja funcionando
Um raio-x em cada documento que chega.
O robô vigia as pastas, o sistema lê o que encontra, confere os dados e arquiva no lugar certo. É o mesmo caminho do sistema real, com documentos de exemplo. Clique numa pasta para rever o documento.
Pastas vigiadas pelo robô
Registro no sistema
Acervo0
Animação ilustrativa, com documentos e dados fictícios. O sistema real lê arquivos PDF, imagem e XML.
O problema
Documento importante não pode depender de alguém lembrar onde guardou.
Prova que some
Sem o canhoto assinado, a empresa perde a prova de entrega e a cobrança.
Digitação manual
Alguém abre cada arquivo, lê o número, o CNPJ e a data e renomeia à mão.
Como funciona
Do scanner à busca, em quatro passos.
Escaneou, salvou
A equipe salva o PDF ou o XML na pasta de sempre. Nada muda na rotina.
O robô envia
Um robô no Windows vigia as pastas, 24 horas por dia, e manda cada arquivo novo ao servidor. O mesmo arquivo nunca entra duas vezes.
O sistema lê
OCR em português e leitura de XML identificam o tipo, os dados e a quem o documento pertence.
Achou na hora
Busca no computador ou no celular. O que gerar dúvida vai para a fila de conferência, e a equipe só confere esse pedaço.
O que ele lê
A nota entra, os dados saem prontos.
Lê NF-e, CT-e e outros documentos em XML ou PDF, e também a imagem escaneada. Quando o documento traz a chave de acesso, o tipo vem dela; sem chave, vem do texto. Se não houver evidência, o sistema não chuta: manda para a conferência.
- Tipo do documentoCatálogo de 46 tipos, ajustável à sua rotina.
- NúmeroDa nota, do borderô, da ficha. Também do nome do arquivo, se faltar no texto.
- CNPJ e CPFConferidos pelos dígitos verificadores, para ligar ao cliente ou ao fornecedor sem cadastro manual.
- Chave de acessoOs 44 dígitos da NF-e e do CT-e, validados, mesmo quando o OCR confunde um número.
- DatasEmissão e entrega, mais validade ou vencimento, quando o documento tem prazo.
- CarregamentoJunta todos os canhotos e notas da mesma carga numa pasta só.
- NF-e
- CT-e
- MDF-e
- NFC-e
- NF de serviço
- Canhoto
- Boleto
- DARF
- Comprovante de pagamento
- Contrato
- Recibo
- Ordem de serviço
- Borderô
- Autorização de pagamento
- Alvará
Para quem
Um só lugar para os documentos da instituição inteira.
Prefeituras e órgãos públicos
Acervo digitalizado e consulta rápida: contratos, alvarás, processos e documentos de cada secretaria, achados por número, nome ou palavra, com controle de validade e acesso por setor.
Logística e distribuição
Canhotos, carregamentos, CT-e e comprovantes de entrega. A prova de entrega na mão para cobrar, responder o cliente ou a fiscalização.
Financeiro
Autorização de pagamento, borderô, boletos e comprovantes, ligados ao fornecedor pelo CNPJ.
Compras
Notas de entrada por fornecedor, ano e mês, organizadas sozinhas.
RH
Documentos de funcionários com acesso restrito por setor.
Contratos
Contratos e aditivos ligados ao cliente ou ao fornecedor, com aviso do que está para vencer.
Controle e segurança
Cada pessoa vê só o que deve ver.
Perfis por filial e setor
Documento restrito só para quem tem permissão.
Fila de conferência
Aprovar, rejeitar ou reprocessar o que gerou dúvida.
Registro de ações
O sistema grava quem fez o quê e quando.
Acesso protegido
Senha criptografada e bloqueio após tentativas erradas.
Onde você preferir
No servidor da empresa ou na nuvem da Oito.
No celular
Busca e consulta pelo navegador, sem instalar aplicativo.
Já em produção
Rodando todo dia num grupo de distribuição e logística em Pernambuco.
- 23.916documentos organizados e pesquisáveis
- 7.078clientes e fornecedores ligados automaticamente
- ~200arquivos lidos por hora pelo robô
Em um único dia, o robô chegou a processar 4.121 arquivos.
Diferenciais
Feito para a rotina fiscal e logística brasileira.
| DocGestor | Grandes plataformas de GED | Scanner + OCR genérico | Pasta na rede | |
|---|---|---|---|---|
| Lê NF-e, CT-e e canhoto | ✓ Pronto | Com projeto | Só o texto | Não |
| Liga ao cliente pelo CNPJ | ✓ Sozinho | Com projeto | Não | Não |
| Junta canhotos por carregamento | ✓ Sim | Raro | Não | Não |
| Usa as pastas que já existem | ✓ Robô | Varia | Parcial | ✓ |
| Implantação | ✓ Semanas | Meses | Dias | — |
| Suporte | ✓ Direto com quem fez | Revenda | Fabricante | TI interna |
Como contratar
Simples de começar, previsível de manter.
Licença
Uso do DocGestor pela organização, no seu servidor ou na nuvem da Oito.
Implantação
Robô instalado, tipos de documento configurados, clientes importados por planilha e equipe treinada.
Mensalidade
Suporte, atualizações e, se na nuvem, hospedagem e cópias de segurança.
Comece com um piloto em um setor, como canhotos, financeiro ou o protocolo de uma secretaria, e amplie depois. Os valores saem em proposta, depois da conversa.
Próximo passo
Vamos testar com os seus documentos?
- Conversa de 30 minutos sobre a sua rotina
- Demonstração com documentos de exemplo
- Proposta de piloto em um setor
Perguntas
Dúvidas comuns
Funciona com o scanner que já temos?
Sim, se o scanner salva os arquivos numa pasta da rede. O robô vigia essa pasta, então a rotina da equipe não muda.
E se o OCR errar?
O que gerar dúvida não é arquivado às cegas: vai para a fila de conferência, onde a equipe aprova, rejeita ou manda reprocessar. O sistema também confere os dígitos de CNPJ, CPF e chave de acesso.
Onde ficam os documentos?
No servidor da sua organização ou na nuvem da Oito, como preferir.
Preciso instalar alguma coisa?
A consulta é pelo navegador, no computador e no celular. Só o robô de captura é instalado, em um computador Windows da rede.
Quanto custa?
Há licença, implantação e mensalidade. Os valores saem em proposta, depois de entender o seu volume de documentos e o setor do piloto.
Tem outra dúvida? Fale com a Oito.